Mindre stress og mere effektivitet – tips til bedre tidsstyring på arbejdspladsen
En af vigtigste opgaver som medarbejder er at administrere ens tid på en måde, der sikrer, at man leverer sit arbejde af god kvalitet og undgår stress. Det er dog ikke altid nemt, så her giver vi dig fem tips til bedre tidsstyring.
1. Hvem bestemmer, hvad du bruger din arbejdstid på?
Uanset hvor du arbejder, er der altid nogen, der bestemmer, hvad du bruger din arbejdstid på. Oftest er det din nærmeste leder, men det kan også være nogen højere oppe i hierarkiet, som bestemmer, at din tid (og pengene selskaber bruger på den) skal bruges på andre ting. Måske spørger en kollega, om du vil hjælpe med en bestemt opgave eller projekt på grund af dine kompetencer eller erfaring – men pludselig bliver den ene opgave, som du sagde ja til, til en endeløs række af møder, e-mails og udfordringer.Men inden du siger ja til nye opgaver, så tjek med din nærmeste leder, eller bed din kollega, som beder om din hjælp, om at gøre det. Hvis det er den administrerende direktør, vil din leder med stor sandsynlighed sige ja – hvis det er en anden kollega, kan de sige nej. Det vigtigste er at være opmærksom på, at din leder betragter dig som en ressource, og ikke ønsker, at du skal bruge din tid i andre afdelinger.
2. Prioritering og projekter, der vokser i omfang
Blandt de største ”tidsrøvere” på arbejdspladsen er skiftende prioriteter og projekter, der vokser i omfang og kompleksitet. For ikke at miste overblikket, er det vigtigt at have et fuldt overblik over prioriteter og tidsplaner.
En konkret projektplan har en klar rolle- og ansvarsfordeling med klare mål og en klar tidsplan, hvilket gør det relativt enkelt for dig at prioritere dine arbejdsopgaver.
Der vil altid opstå udfordringer i løbet af en projektudførelse, men disse kan normalt håndteres inden for den eksisterende projektplan, og igen vil din nærmeste leder være den, der træffer den endelige beslutning om, hvordan du skal bruge din tid.
Imidlertid er mange projekter ikke klart definerede, og de kan hurtigt køre af sporet. Samtidig med at ambitionsniveauet stiger, så stiger tidsforbruget også, hvilket betyder, at der er mindre tid til andre opgaver, som måske er vigtigere. Når du skal prioritere din tid til de projekter, du arbejder med, så stil dig selv følgende spørgsmål: Hvad er projektets målsætninger, hvordan opnår jeg målet og hvad får jeg ud af at nå målet? Hvis du ikke hurtigt og præcist kan besvare spørgsmålet, er din tid brugt bedre på andre opgaver.
3. Vær opmærksom på "Parkinsons lov"
Parkinsons lov er med til at forklare, hvorfor vi bruger tid på opgaver, der reelt ikke skaber værdi i forhold til projektets mål. Den er opkaldt efter Cyril Northcote Parkinson, britisk historiker og forfatter.
Loven beskriver, hvordan arbejdet kan føles mere kompleks og udmattende, hvis du afsætter alt for meget tid til en arbejdsopgave. Det vil sige, at hvis der er afsat to timer til at slå græs, vil græsslåningen tage to timer. Parkinsons lov hævder, at når der er afsat et bestemt tidsrum til en bestemt opgave, vil arbejdet udvide sig og fylde den tilgængelige tid, særligt i store organisationer med mange medarbejdere. Hvor mange gange er du ikke gået i gang med en opgave og tænkt, ”Det er hurtigt klaret, så jeg snupper en kop kaffe og besvarer e-mails, inden jeg går i gang”, og udskyder opgaven til allersidste øjeblik? Det er et eksempel på Parkinsons lov, som de fleste er bekendt med.
Parkinsons Lov forklarer, hvorfor vi bruger alt for meget tid på distraherende og mindre vigtige opgaver, der reelt ikke skaber værdi i forhold til kerneopgaven. Ved at udføre opgaver med det samme og ignorere distraktioner, undgår du stress, vi bliver mere produktive og får mere tid til andre opgaver. Kernen i Parkinsons lov er, at opgaver skal udføres så hurtigt som muligt og uden distraktioner.
4. Variér dine arbejdsopgaver
Ved at variere og planlægge din tid øger du din koncentrationsevne og får energi, der rækker til hele arbejdsdagen. Væg til væg-møder eller otte timers administrativt arbejde uden pause gavner ikke din produktivitet. Når du modtager en mødeinvitation eller en arbejdsopgave, så fokusér ikke kun på det foreslåede tidspunkt i din kalender, men også på dagens øvrige møder og arbejdsopgaver. Har du nok tid til at forberede dig? Er der lignende opgaver umiddelbart før eller efter, som kræver din opmærksomhed og energi? Hvis det er tilfældet, så foreslå at rykke mødet, så du er frisk og fokuseret.
Du har ikke altid mulighed for at planlægge dagens opgaver på forhånd, og nogle dage vil være præget af uforudsete opgaver, men det er vigtigt at stræbe efter en sund og produktiv balance.
5. Afsæt tid til dig selv
Vi mennesker er ikke maskiner. Vi har forskellige familiekonstellationer, arbejdsformer og døgnrytmer; nogle er mere produktive først på dagen, hvor andres effektivitet først topper sidst på eftermiddagen. Krop og sind har brug for sund kost og hvile, så vi kan præstere optimalt. Afsæt tid til at passe på din krop og dit sind i din kalender. Hvis du foretrækker at træne om morgenen, eller at gå en tur efter frokost, så book tid til dig selv i din kalender. Hvis du foretrækker at tjekke indbakken, inden du går i gang med dagens øvrige opgaver, så sæt også tid af til at tjekke mail.Fleksibilitet på arbejdspladsener er vigtigt, men en god balance mellem arbejdsliv og privatliv, er afgørende for arbejdsglæden, produktiviteten og den generelle trivsel. Vi bruger cirka en tredjedel af døgnet på arbejde, en tredjedel på at sove og resten af dagen med familie og venner, og derfor er det vigtigt at finde den rette balance mellem arbejde og fritid for at skabe glæde og produktivitet.
.jpg?format=webply&quality=20)