Fem regler for bedre digitale møder
Hvad er de vigtigste ingredienser til at fuldføre et produktivt og vellykket digitalt møde? Vi valgte at dykke dybt ind i forskningen på området og fandt artiklen How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings (Harvard Business Review 9/3/2020).
Vi har opsummeret deres fem bedste tips for et vellykket digitalt møde.
Engagement - den vigtigste ingrediens i alle møder
Ifølge Hale og Grenny er den største udfordring i alle former for møder manglen på engagement fra mødedeltagerne. Under et fysisk møde er en af løsningen at kigge ind i mødedeltagernes øjne, men under digitale møder er det ikke tilstrækkeligt eller muligt. Hale og Grenny, der har undersøgt digitale møder i de senere år, har identificeret fem regler, der vil gøre det digitale møde mere produktivt. Og mange antyder, at de er kommet frem til regler, der faktisk fungerer. Så mange som 86% af dem, der deltog i deres undersøgelse, mente, at deres engagement var så høj eller højere end under traditionelle møder, når de praktiserede reglerne.
Så hvad er de 5 regler? Her er de:
1. 60 sekunders reglen
Lad os sige, at formålet med mødet er at løse et problem. Lad mødedeltagerne opleve problemet i løbet af de første 60 sekunder af mødet. For eksempel kan du vise chokerende eller provokerende statistik, anekdoter eller trække paralleller for at tydeliggøre problemet. Formålet med denne metode er, at deltagerne virkelig forstår og føler problemet, inden de prøver at finde løsningen.2. Ansvarsreglen
Når folk indgår i en form for socialt miljø, påtager de sig ubevidst en rolle, der passer til situationen. Den største trussel mod engagement under digitale møder er at lade deltagerne bevidst påtage sig rollen som observatør. For at modvirke dette skal du oprette en oplevelse af delt ansvar lige fra starten af mødet eller allerede i mødeinvitationen. Gør det ikke ved at sige ”Jeg vil have, at dette møde skal være en samtale, ikke en præsentation. Jeg vil have, at alle skal være involverede ”- det fungerer sjældent. Skab i stedet muligheder for at møde deltagere til at tage et meningsfuldt ansvar. Hvordan man gør det bedst, findes i den næste regel.
3. Du kan ikke gemme dig-reglen
Forskning viser, at en person, der ser ud til at have et hjerteanfald i en metro, er har lavere sandsynlighed for at få hjælp, jo flere mennesker der er i metroen. Socialpsykologer kalder dette fænomen for ”spredning af ansvar”. Med andre ord, hvis alle er ansvarlige, tager ingen ansvar. Undgå dette på dit møde ved at give de deltagende opgaver, som de aktivt kan deltage i, så ingen kan "skjule" sig under mødet. Her er et eksempel på, hvordan du kan gøre dette.Definer et problem, der hurtigt kan løses, og tildel det til grupper på to, max tre personer. Giv dem en måde at kommunikere med hinanden på (for eksempel videoopkald, telefon eller chat), og en meget begrænset tid til at gennemføre den velstrukturerede og korte opgave. Dette kan for eksempel handle om at give forslag, tænke eller komme med nye ideer.
4. MVP-reglen
Uendelig med informationer i punktform - der er sandsynligvis ingen anden måde at miste de deltagendes opmærksomhed hurtigere. Hale & Grenny opfordrer derfor til at definere en MVP (Minimum Viable PowerPoint). Med andre ord skal du altid holde dig til den mindste mængde information, du har brug for til at informere og engagere mødegruppen. Tilføj ikke et enkelt dias yderligere.5. 5-minuttersreglen
Lad der aldrig gå mere end fem minutter uden at give gruppen en ny opgave at løse. Deltagerne er spredt her og der og sandsynligvis distraheret af snesevis af ting. Hvis du ikke opretholder en konstant forventning om engagement fra deltagerne, trækker de sig tilbage til den attraktive observatørrolle. I løbet af en 15-minutters præsentation bør der således være 2-3 korte og meningsfulde øjeblikke, der vil engagere deltagerne.Disse 5 regler skal bruges uanset, hvilken slags møde du har, men endnu vigtigere nu, hvor dine medarbejdere er ude af syne og distraktionerne er mange. Ved at følge disse 5 regler vil du se en dramatisk forbedret produktivitet i dine digitale møder.
Held og lykke!
